El proceso de Servicio al Cliente tiene definidos registros específicos para asentar la información que recibe de los clientes, relacionada con quejas y reclamos.  Para el primero se definió el FO044 Registro de novedades, en donde se asientan todos los datos de las novedades que reportan los clientes, ocurridas durante la prestación del servicio, tipificadas explícitamente como quejas.  Los reclamos se registran en el FA023 Reclamaciones en trámite, en donde se lleva un récord de todas las reclamaciones que nos envían los clientes, controlando las fechas en que fueron recibidas y tramitadas y las variables principales de cada reclamación.

Tanto las quejas como los reclamos son objeto de evaluación y seguimiento permanente, por parte de la Dirección General, con el fin de mejorar la prestación del servicio.

Toda reclamación se registra en el formato FA023 Reclamaciones en trámite y con este registro se controla toda la gestión de la indemnización, desde que llega la información de la novedad desde el cliente, hasta que se paga.

Los pasos que se siguen son: recibir la reclamación, solicitar los documentos soportes de ésta, tramitar la reclamación, enviarla a Dirección General para aprobación y una vez autorizada se programa el pago.